Privacy statement
1. Introductie
Bedankt voor je vertrouwen in ons. Wij vinden privacy belangrijk en doen bijgevolg maximaal ons best om je persoonsgegevens te beschermen wanneer je gebruik maakt van onze producten en/of diensten. Wij behandelen je persoonsgegevens als vertrouwelijke informatie.
Deze privacy statement (de “Privacy Statement”) is erop gericht je in detail te informeren over ons gebruik van jouw persoonsgegevens. Lees deze Privacy Statement om meer te weten te komen over hoe wij jouw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, bewaren en delen en welke rechten je geniet in verband met ons gebruik van jouw persoonsgegevens.
2. Toepassingsgebied
Deze Privacy Statement is van toepassing op (i) alle (huidige en voormalige) klanten, (ii) alle prospecten die interesse tonen in onze producten en/of diensten, (iii) alle bezoekers van onze website (zie punt 14 van deze Privacy Statement), (iv) personen die werkzaam zijn in een bedrijf of organisatie waarmee wij een klantrelatie hebben of hadden en (vi) alle andere personen die ons op enigerlei wijze contacteren.
3. Wie zijn we?
Mindthebed.com is een website van Victory-S BV. Een besloten vennootschap naar Belgisch recht gevestigd te 3900 Pelt, Snoepluststraat 3 (ondernemingsnummer 0824.177.524, RPR Hasselt). Victory-S BV is de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
4. Welke informatie verzamel je over mij?
Wij kunnen de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken:
• persoonlijke identificatiegegevens, zoals o.m. naam, voornaam, geslacht enz.;
• identificatiegegevens uitgegeven door de overheid, zoals o.m. ondernemingsnummers enz.
• contactgegevens, zoals o.m. adres, (mobiel) telefoonnummer, e-mailadres enz.;
• contractgegevens, zoals o.m. product/dienst, , klantenhistoriek enz.;
• facturatiegegevens, zoals o.m. facturatieadres, btw-nummer, te betalen bedrag, openstaande bedragen enz.;
• financiële identificatiegegevens, zoals o.m. jouw bankrekeningnummer enz.;
• betalingsgegevens, zoals o.m. betalingsvoorkeur, rekeningnummer, domiciliëringsgegevens, betaalhistoriek enz.;
• solvabiliteitsgegevens, zoals, indien je een zakelijke klant bent, kredietbeoordelingen enz.;
• invorderingsgegevens, zoals o.m. betaalachterstand, krediethistoriek, gegevens i.v.m. invorderingsprocedures enz.;
• betrekkingen, zoals o.m. wat jouw functie is binnen je organisatie enz.;
• elektronische identificatiegegevens, zoals o.m. IP-adressen (d.i. een nummer dat doorgaans een specifieke computer of ander netwerkapparaat kan identificeren op het internet), gebruikers-IDs, apparaat-IDs, locatie enz.;
• gebruiksgegevens, zoals o.m. informatie over jouw gebruik van onze website, onze online diensten, of andere online inhoud van mindthebed.com, logbestanden, surfgedrag enz.;
• beroepsactiviteiten, zoals tot welke NACE-cijfercode een onderneming behoort;
• gegevens met betrekking tot klachten of incidenten;
• rijksregisternummer, indien je ons een kopie van jouw identiteitskaart bezorgt;
• camerabeelden, van de bewakingscamera’s aan onze eigendom(men).
Wij verwerken geen gevoelige persoonsgegevens, behalve wanneer je zelf uit eigen beweging gevoelige persoonsgegevens aan ons overmaakt. Gevoelige persoonsgegevens zijn persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over gezondheid, gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.
5. Hoe verkrijg je mijn persoonsgegevens?
Wij verwerken enkel persoonsgegevens die wij rechtstreeks van je ontvangen, bijvoorbeeld via contact(en) met ons, via gebruik van onze producten en/of diensten of via gebruik van onze website.
6. Ben ik verplicht mijn persoonsgegevens te verstrekken?
In principe ben je niet verplicht om persoonsgegevens met ons te delen. Echter, het verstrekken van persoonsgegevens is wel noodzakelijk wanneer je met ons een contract wilt aangaan en aansluitend voor de uitvoering van dat contract.
7. Voor welke doeleinden gebruik je mijn persoonsgegevens?
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens voor de doeleinden die hieronder zijn opgesomd. Wij hebben hieronder ook de rechtsgrond van elke verwerking aangegeven. Wij kunnen bijkomende informatie omtrent de verwerkingsdoeleinden bezorgen bij het verzamelen van jouw persoonsgegevens.
7.1. Beheer van de contractuele relatie
Wij verwerken jouw persoonsgegevens om een contract met je te kunnen aangaan en vervolgens dat contract met ons uit te voeren. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, het verwerken van jouw bestelling, het maken van afspraken voor levering of plaatsing, het opmaken en versturen van facturen, en indien nodig herinneringen, en elke communicatie omtrent het contract. De juridische grond van de hiervoor genoemde verwerkingen is het aangaan of uitvoeren van jouw contract met ons, dan wel ons gerechtvaardigd belang.
7.2. Behandeling van (klant)verzoeken
Wanneer je een verzoek doet en jouw contactgegevens met ons deelt voor dit doel, dan gebruiken wij deze gegevens om dat verzoek te beantwoorden. Dit omvat ook gegevensverzameling via online contact, bijvoorbeeld via het contactformulier of via Facebook. Met betrekking tot bestaande klanten en precontractuele maatregelen genomen op verzoek van potentiële klanten is de juridische grond voor verwerking de voorbereiding of uitvoering van jouw contract. Voor overige vragen van niet-klanten, hebben wij een gerechtvaardigd belang om je van antwoorden te voorzien.
7.3. Marketingcommunicatie omtrent producten/diensten (of producten/diensten van verbonden vennootschappen
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens voor het verzenden van promotie en marketingcommunicatie. Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken voor dit doel op basis van ons gerechtvaardigd belang. Het commerciële belang van Victory-S BV bestaat uit het aanbieden en het verbeteren van onze producten en diensten.
Wanneer echter jouw toestemming is vereist, zullen wij jouw persoonsgegevens niet verwerken voor deze doeleinden alvorens je toestemming hebt gegeven. Je kan ten allen tijde afmelden van promotionele en marketingcommunicatie door ons te contacteren via onderstaande contactgegevens.
7.4. Website: analyse/optimalisatie/beheer
Op onze website maken wij gebruik van cookies en aanverwante technologieën voor functionele, analytische en advertentiedoeleinden. Meer informatie hierover kan je vinden in punt 15 van deze Privacy Statement en in onze cookieverklaring, op www.xxx/cookies.
7.5. Wettelijke of reglementaire verplichtingen
In bepaalde gevallen zijn wij verplicht jouw persoonsgegevens te verwerken op basis van een verplichting uit hoofde van de wet- of regelgeving, inclusief rapportageverplichtingen, boekhouding, omgang met officiële klachten en het verlenen van medewerking aan bevoegde overheidsinstanties, toezichthouders, belastingdiensten, gerechtelijke overheden en de politie.
7.6. Vrijwaring van rechten en van derden
Victory-S BV heeft een gerechtvaardigd belang om persoonsgegevens te verwerken ter bescherming van de rechten, eigendom en veiligheid van zichzelf, haar klanten of derden (met inbegrip van preventie, detectie, onderzoek van fraude of mogelijke misdrijven, beveiliging van gebouwen en voorzieningen, het beheer van betwistingen, geschillen of juridische procedures (in de mate dat dit niet reeds vervat is in klantenbeheer noodzakelijk ter de uitvoering van de overeenkomst of een wettelijke verplichting)).
7.7. Ondersteunende diensten
Het komt uitzonderlijk voor dat voor informatica en ondersteunende diensten persoonsgegevens verwerkt worden. Wij verwerken deze persoonsgegevens om de (informatie)veiligheid en de goede werking van onze organisatie te verzekeren. Dit op basis van ons gerechtvaardigd belang daartoe.
7.8. Giften en public relations
Victory-S BV verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen voor haar administratie van giften en van relevante contactpersonen uit de sector, voor public relations doeleinden. Dit op basis van wettelijke verplichtingen in het kader van betalingen en op basis van ons gerechtvaardigd belang tot het creëren van goodwill.
7.9. Prospectie van mogelijke handelspartners
We verwerken persoonsgegevens in het kader van prospectie van mogelijke handelspartners. Dit op basis van het gerechtvaardigd belang van Victory-S BV om te ondernemen.
8. Zal je mijn persoonsgegevens delen met derden?
Wij zullen jouw persoonsgegevens binnen ons bedrijf houden, tenzij doorgifte vereist is of toegestaan is zoals beschreven in dit punt 8. Je persoonsgegevens kunnen gedeeld worden met (i) verbonden vennootschappen, (ii) derden die diensten aan ons leveren (bv. onderaannemers, maar ook IT-providers), (iii) bevoegde overheidsinstanties, (iv) professionele raadgevers, (v) een kredietwaardigheidsbeoordelaar, (vi) een andere klant (bv. als referentie) en (vii) in het kader van een mogelijke fusie of overname van Victory-S BV.
Wij wijzen bepaalde diensten toe aan zorgvuldig geselecteerde leveranciers. Wij verstrekken aan leveranciers uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening. Wij kunnen jouw persoonsgegevens doorgeven aan derden die diensten aan ons leveren zoals facturatiediensten, postbedeling, verkoopdiensten, adresdiensten, klantendiensten, boekhoud- en betalingsdiensten, callcenterdiensten, printservices, marktonderzoekbureaus, marketing- en mediabedrijven, cadeaushops, IT-dienstverleners, adviesbureaus, gerechtsdeurwaarders, advocaten en commerciële partners. Onder bepaalde omstandigheden zijn wij verplicht jouw gegevens te delen op basis van een geldig verzoek van bevoegde overheidsinstanties (vb. belastingdiensten, gerechtelijke overheden, politie, gegevensbeschermingsautoriteit), op basis van een wettelijke of reglementaire verplichting of met professionele raadgevers (vb. een bewindvoerder of advocaat). Enkel indien je een onderneming bent, kan de termijn waarbinnen je betaalt doorgegeven worden aan een kredietwaardigheidsbeoordelaar (vb. Graydon). Ten slotte zou het ooit kunnen dat Victory-S BV of een van haar moedervennootschappen in het kader van een fusie, overname of andere zakelijke transactie, beperkte persoonsgegevens meedeelt aan een mogelijke koper, verkoper of hun adviseurs.
9. Worden mijn persoonsgegevens buiten de EER doorgegeven?
Bepaalde leveranciers kunnen gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wij hebben een uitgebreid gegevensbeschermingsbeleid geïmplementeerd en wij zullen jouw persoonsgegevens alleen delen met leveranciers buiten de EER indien zij een (verwerkers)overeenkomst hebben getekend en adequate bescherming van persoonsgegevens kunnen garanderen op grond van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (vb. EU/US Privacy Shield Framework), of op grond van passende waarborgen (vb. EU Standaard Contractuele Bepalingen die zij met ons hebben afgesloten).
10. Hoelang bewaar je mijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan wettelijk voorgeschreven of dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. De bewaartermijn is bijgevolg afhankelijk van de wetgeving en de doeleinden van de verwerking. Wij bewaren jouw gegevens in overeenstemming met de bewaartermijnen die in de wet zijn vastgelegd. De meeste klantgegevens (contract, facturatie, betalingen …) bewaren wij in principe tien (10) jaar, omdat dit de maximale periode is waarbinnen een rechtsvordering zou kunnen worden ingesteld. Indien de wet geen specifieke bewaartermijn voorschrijft, bepalen wij de termijn aan de hand van het doeleinde van de verwerking in het licht van verjaringstermijnen of algemeen aanvaarde bewaartermijnen in het licht van de gebruiken of de richtlijnen van de toezichthouder.
11. Zijn mijn persoonsgegevens veilig?
Wij hebben ons gericht op het implementeren van goede informaticatoepassingen die zijn ontwikkeld om jouw privacy en persoonsgegevens te beschermen. Wij maken gebruik van algemeen aanvaarde technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en hebben een beveiligingsbeleid dat de persoonsgegevens in onze systemen op passende wijze beschermt. De systemen zijn op passende wijze beschermd tegen ongeautoriseerde toegang, ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking, ongeautoriseerde wijziging en ongerechtvaardigde vernietiging of onopzettelijk verlies. Onze medewerkers en partners die toegang hebben tot jouw persoonsgegevens zijn gebonden aan strikte geheimhouding.
12. Kan ik mijn toestemming aanpassen of intrekken?
Wanneer wij bepaalde producten of diensten aanbieden, hebben wij in bepaalde gevallen jouw toestemming nodig. Wanneer je niet meer geïnteresseerd bent in deze producten of diensten, kan je op elk moment jouw toestemming aanpassen of intrekken. Eerdere acties die gebeurd zijn tijdens de periode van toestemming blijven wel rechtmatig.
13. Welke rechten heb ik?
Volgens de Gegevensbeschermingswetgeving heb je, steeds onder de wettelijk bepaalde voorwaarden:
• recht op inzage: je hebt bijvoorbeeld het recht om te weten of en zo ja welke persoonsgegevens wij van jouw verwerken en recht op een gratis kopie van die persoonsgegevens;
• recht op rectificatie: op jouw verzoek zullen we persoonsgegevens die onvolledig of onjuist zijn verbeteren;
• recht op gegevenswissing: indien je dat wenst, zullen we jouw persoonsgegevens wissen, indien er geen wettelijke verplichting bestaat om ze bij te houden en Victory-S BV evenmin een zwaarder doorwegend belang heeft om ze bij te houden (vb. om onze rechten te verdedigen);
• recht op beperking van de verwerking: je hebt het recht ons te vragen bepaalde persoonsgegevens enkel nog bij te houden;
• recht op overdraagbaarheid: je hebt bijvoorbeeld het recht Victory-S BV een kopie te vragen van de persoonsgegevens die je ons bezorgde en deze te ontvangen of doen toekomen bij een derde partij in een gestructureerde, toegankelijke en IT-wise leesbaar formaat;
• het recht om niet onderworpen te worden aan een beslissing uitsluitend op basis van geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen voor je heeft of je op andere wijze in aanmerkelijke mate treft. In dit laatste geval hebt je recht op menselijke tussenkomst van Victory-S BV, het recht om jouw standpunt kenbaar te maken en het recht om het besluit aan te vechten;
• het recht om jouw toestemming te allen tijde in te trekken;
• het recht om een klacht in te dienen bij Victory-S BV;
• het recht om de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, T. +32 (0)2 274 48 00, F. +32 (0)2 274 48 35, contact@apd-gba.be) te contacteren in het geval van klachten omtrent de verwerking van jouw persoonsgegevens. Wij moedigen je echter aan om eerst rechtstreeks met ons naar een oplossing te zoeken.
• Je hebt recht op bezwaar: Je hebt steeds het recht om te vragen te stoppen met de verwerking van jouw persoonsgegevens die gebeurt op basis van een gerechtvaardigd belang van Victory-S BV of een derde, inclusief profilering daartoe, omwille van met jouw specifieke situatie verband houdende redenen. Indien je bezwaar maakt, zullen jouw persoonsgegevens niet langer verwerkt worden voor dat doel tenzij Victory-S BV zwaarder doorwegende gerechtvaardigde belangen aanvoert of de verwerking verband houdt met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Victory-S BV verwerkt jouw gegevens eveneens voor direct marketingdoeleinden. Indien je niet langer enige of bepaalde direct marketing wenst te ontvangen, kan je je hier op eender welk moment tegen verzetten, dit met inbegrip van profilering ten behoeve van direct marketing. Victory-S BV zal jouw wensen dan voor toekomstige direct marketingacties respecteren.
Indien je jouw rechten volgens de Gegevensbeschermingswetgeving wilt uitoefenen, contacteer ons via info@mindthebed.com of per post naar Snoepluststraat 3, B-3900 Pelt. Dank om jouw verzoek te willen dateren, ondertekenen en minstens het telefoonnummer en e-mailadres waarmee je bij Victory-S BV gekend bent te willen vermelden. Victory-S BV kan bijkomend bewijs van jouw identiteit vragen, bijvoorbeeld in de vorm van een kopie van de voorzijde van jouw identiteitskaart. Je verzoek zal worden behandeld in overeenstemming met de Gegevensbeschermingswetgeving.
14. Op welke websites is deze Privacy Statement van toepassing?
Deze Privacy Statement is van toepassing op de website www.mindthebed.be. Onze website bevat mogelijk hyperlinks naar websites beheerd door derde partijen. Mindthebed heeft ook een bedrijfspagina op verschillende sociale netwerksites (onder meer Facebook). Deze pagina’s worden hoofdzakelijk gebruikt met als doel om op een actievere wijze te communiceren en te informeren over onze producten en diensten. We kunnen deze pagina’s eveneens gebruiken om uit te nodigen voor wedstrijden, waaraan je kan deelnemen met het oog op het winnen van een prijs. Victory-S BV heeft geen enkele controle, noch toegang tot de persoonsgegevens die door de verschillende sociale netwerksites worden verzameld. Voor meer informatie omtrent de verwerking van jouw persoonsgegevens door de verschillende sociale netwerksites, dank om de privacyverklaringen van deze netwerken door te nemen, of hen rechtstreeks te contacteren:
Facebook Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2 Ierland (https://www.facebook.com/about/privacy).
De websites van derden beschikken elk over hun eigen privacyverklaring. Wij verzoeken deze privacyverklaringen door te nemen, daar wij geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid dragen voor het privacybeleid van websites van derden en het gebruik van zulke websites op eigen verantwoordelijkheid is.
15. Gebruik je cookies en aanverwante technologieën?
Wanneer je gebruik maakt van onze website, e-mails van ons ontvangt of gebruik maakt van een van onze diensten, plaatst Victory-S BV cookies of hanteert zij gelijkaardige technieken zoals pixels. Victory-S BV maakt tevens gebruik van aan cookies verwante technologieën. Cookies zijn (tijdelijke) tekstbestanden die ervoor zorgen dat je niet steeds dezelfde informatie moet ingeven wanneer je terug op de website komt. Bovendien helpen ze ons inzicht te krijgen in hoe jij onze website of e-mails gebruikt en hoe wij die kunnen verbeteren. Meer informatie over cookies en aanverwante technologieën vind je terug in onze cookieverklaring op www.xxx./cookies.
16. Kan deze Privacy Statement worden gewijzigd?
Deze Privacy Statement kan van tijd tot tijd worden aangepast. Alvorens je persoonsgegevens deelt met ons is het aanbevolen de meest recente versie van deze Privacy Statement te lezen. De datum van de meest recente aanpassing is aangegeven op de eerste pagina. Indien belangrijke aanpassingen worden aangebracht aan deze Privacy Statement zullen wij in een meer prominente notificatie voorzien (vb. e-mail).
17. Hoe neem ik contact op omtrent deze Privacy Statement?
Voor vragen of opmerkingen in verband met deze Privacy Statement, kan je steeds contact opnemen met het bestuursorgaan van Victory-S BV. Dit kan per post Snoepluststraat 3, B-3900 Pelt, per telefoon (+32) 469 226 221 of per e-mail info@mindthebed.com, steeds met de vermelding ‘Data Protection’.
